Первые шаги к безбумажному документообороту на Вашей фирме

Первые шаги к электронному документообороту

Вам повезло. Бизнес растет. шестеренки вращаются, штатное расписание раздувается, офис, подобно "Титанику", тонет в огромном потоке бумаг. Что делать? Какие меры предпринять для повышения эффективности работы менеджеров?

В этой статье мы поговорим о необходимости внедрения электронного документооборота.

Избавление от тонн зря расходуемой бумаги - это совсем не самый важный аспект использования программных систем, позволяющих наладить электронный документооборот. Важнейшими преимуществами являются следующие.

1. Быстрота доведения распоряжений до сотрудников в подразделениях

2. Функция эффективного поиска документов в базе данных системы

3. Протоколирование действий сотрудников, произведенных в электронной системе управления предприятием

Все это хорошо - заявит далекий от проблем автоматизации человек. Но с чего начать? Существуют программы, специально написанные для компаний, впервые внедряющих у себя электронный документооборот - компаний, чья деятельность напрямую не зависит от наличия системы управления предприятием. После построения электронного документооборота производительность работы возрастает. Снижаются издержки на коммуникации сотрудников, на осуществление связи между удаленными офисами. Экономится ценнейший ресурс - рабочее время.

Для рядового сотрудника, начальника отдела и топ-менеджера базовые функции системы документооборота и управления делами компании выглядят одинаково. Это, во-первых, выдача (получение) и проверка исполнения поручений (отчетность), и, во-вторых, хранение документов в надежной и резервируемой базе данных с удобным поиском, то есть в электронном архиве документов.

Кроме очевидного преимущества - перевода внутреннего документооборота в электронную форму, информационная система повышает качество управления. Становится лучше контроль, растет процент выполненных в срок поручений. Уменьшается время, затрачиваемое на предварительное согласование документов и проектов. Формализованная выдача заданий, ранее поручаемых попросту на словах, снижает вероятность разночтений.

Контроль дисциплины исполнения наладить проще всего, с этого имеет смысл начинать внедрение СЭД.

По сути, этот бизнес процесс - просто-напросто выдача поручений определенным сотрудникам, с фиксированием даты выполнения и приоритета задачи.

Менеджер знает, что должен сделать и когда отчитаться, а начальник видит, кто чем занят.

Все ходы записаны - так обеспечивается контроль исполнительской дисциплины.

Документооборот - немногим более сложный предмет. Эффективный документооборот территориально распределенного предприятия может начинаться с того, что к поручениям будут прикладываться файлы с текстами или картинками, для лучшего объяснения того, что следует сделать.

Имеет большой смысл хранить в базе данных различные приказы, распоряжения и любые другие документы. Вы можете поручить секретарю составить каталог деловой литературы или офисного оборудования.

Говоря понятным языком, смысл документооборота заключается в том, чтобы создавать бумаги, согласовывать их и доводить до сведения обычных людей. Смысл электронного документооборота ровно тот же. Вот только слово "бумага" заменяется словосочетанием "электронный документ". . .

Для целей построения безбумажного документооборота, к примеру, создана система управления компанией FlyDoc 2. 0. Программу ФлайДок можно эксплуатировать на Linux и на Windows, устанавливать в региональных подразделениях и на мобильных рабочих местах - на ноутбуках. В ходе эксплуатации СЭД будет экономиться не только рабочее время, но и средства, затрачиваемые на телефонные разговоры с филиалами компании.

Скачать дистрибутив бесплатной версии системы управления предприятием FlyDoc 2. 0 Community Edition на 3 рабочих места Вы сможете на сайте поставщика.


Материалы предоставлены FlyDoc, www. flydoc. ru
Системы электронного документооборота и электронного архива, информационная система управления предприятием ФлайДок.

Автор статьи: неизвестный | Дата публикации: 19:14 11.12.2016 Baileys-pit.Ru




Отзывы и комментарии
Ваше имя (псевдоним):
Проверка на спам:

Введите символы с картинки:



99% это еще не предел

99% это еще не предел


Интернет-аукцион ebay – достаточно авторитетная торговая площадка, максимально защищенная от нечестных покупателей и продавцов. Обмануть на ней человека достаточно сложно, но мелкие неприятности и раз...


Как организовать корпоративный Новый год?

Как организовать корпоративный Новый год?


Не за горами самый любимый всеми праздник, праздник детства. Он пахнет ёлкой и мандаринами. Уже в начале декабря настроение новогоднее. А если ещё и погода зимняя, с вьюгой и снежком — подг...


Расставание со знаком "+"

Расставание со знаком "+"


Если для вас измена – это трещина, обрушившая здание любви, то вам остается только расстаться. Пережить расставание легче, используя проверенные методы. Плачьте. Сейчас это нужно. Оплакать раз и на...


Продукты из проката: балка, арматура, листы, полоса, трубы, проволока

Продукты из проката: балка, арматура, листы, ...


Металлические продукты сопутствовали человечеству в его эволюции. Разработка металла стала важным этапом в эволюционном пути всего человечества. В настоящий момент на данном шаге эволюционного развити...


Вкусные рецепты: Смузи "Солнечный зайчик на листьях чайного куста", Песочный Наполеон, Салат с крабовыми палочками

Вкусные рецепты: Смузи "Солнечный зайчик...


Смузи "Солнечный зайчик на листьях чайного куста"Порезать банан и киви. Добавить сливки, молоко. Взбить в блендере. Добавить сироп и мускатный орех, хорошо перемешать. Разлить по бокалам, всыпать немн...


Как построить зимовник для пчел?

Как построить зимовник для пчел?


Мед приносит человеку силы, крепость и здоровье. Издавна мед считается лечебным средством при простудах, его прикладывают на незаживающие язвы и ранки, он же помогает при нарывах, болезнях глаз,...


Познавательное

Боишься – не делай, делаешь – не бойся

Люди бояться того, чего не понимают, и ненавидят то, чего бояться. Непредсказуемое пугает, такова натура человека: бояться пере...

Выбор издания для публикации научной статьи

Публикация научных статей – один из основополагающих принципов научно-исследовательской работы аспирантов и докторантов. Каждый исследователь сталкивается с проблемой, где осуществить публикацию научн...

Выбор детской одежды - правила и нюансы

Мы уже давно забыли о слове дефицит, а ассортимент детской одежды в магазинах поражает своим размахом. Но от этого выбор детской одежды не становится проще. Именно широкое разнообразие одежды для дете...

Как Помочь Человеку, Находящемуся На Грани

Нынешнее поколение, особенно дети и подростки, очень чувствительны и восприимчивы ко всему негативу и впитывают его как губка. И надо вовремя успеть заметить первые признаки суицидального поведения. Ч...

Потрясающие фотографии молний в извержениях вулкан

Если вы хотите увидеть вулканическую деятельность и мощные разряды молний, вам не нужно лететь  в коричневую атмосферу звезд карликов или на спутники Сатурна. И здесь на Земле вы можете увидеть к...

Разница между сувенирами и подарками

Сколько людей – столько мнений, вкусов, пристрастий. Однако есть нечто, объединяющее нас всех: мы любим вручать и получать подарки. Пожалуй, в мире трудно было бы найти человека, который никогда ником...

Электротрайк в стиле «стимпанк»

Более двух лет напряженной работы понадобилось дизайнеру Игорю Яровенко из Бишкека (Киргизия) чтобы детально проработать и собрать уникальный электротрайк в стиле «стимпанк». Устройство ...

Как уберечь от повреждений руки при выполнении раб

На любом производстве важную роль играет качественная спецодежда. Именно она может обеспечить безопасность труда и уберечь от травм и повреждений. Рабочие перчатки – важный предмет рабочей одежд...

Рецепты сокращения себестоимости и роста эффективн

Снижение себестоимости произведенной продукции и повышение энргосбережения — одна из необходимых целей каждой компании. Снижение себестоимости имеет решающее народнохозяйственное значение, являясь ист...

Дизайн мебели в стиле кантри

Кантри – деревенский стиль. Он появился в США, но стал международным. Сегодня, когда жизнь очень динамична и полна неожиданностей, кантри очень популярен. Он символизирует размеренную жизнь, уют, те...

Развивая портал:

Наш портал является ресурсом, который включает в себя широкий каталог информативных и интересных статей. Каждый гость отыщет для себя что-нибудь полезное. Современный дизайн позволяет вам моментально находить нужную информацию. Самые разнообразные тематические статьи дают возможность вам совершенствоваться в той или иной сфере. Быть более начитанным и грамотным. Современный дизайн сайта позволяет просматривать статьи на всех существующих планшетах. Теперь найти требуемую информацию стало совершенно легко.

Мы подобрали для вас полезные и интересные статьи. У нас сайте вы найдете ответы на необходимые для вас вопросы. Упрощенная система поиска позволяет вам мгновенно отыскать нужную информацию. Адаптированный дизайн позволяет вам просматривать информацию на любых гаджетах. Теперь, поиск нужной информации будет занимать у вас считанные секунды.