Первые шаги к безбумажному документообороту на Вашей фирме

Первые шаги к электронному документообороту

Вам повезло. Бизнес растет. шестеренки вращаются, штатное расписание раздувается, офис, подобно "Титанику", тонет в огромном потоке бумаг. Что делать? Какие меры предпринять для повышения эффективности работы менеджеров?

В этой статье мы поговорим о необходимости внедрения электронного документооборота.

Избавление от тонн зря расходуемой бумаги - это совсем не самый важный аспект использования программных систем, позволяющих наладить электронный документооборот. Важнейшими преимуществами являются следующие.

1. Быстрота доведения распоряжений до сотрудников в подразделениях

2. Функция эффективного поиска документов в базе данных системы

3. Протоколирование действий сотрудников, произведенных в электронной системе управления предприятием

Все это хорошо - заявит далекий от проблем автоматизации человек. Но с чего начать? Существуют программы, специально написанные для компаний, впервые внедряющих у себя электронный документооборот - компаний, чья деятельность напрямую не зависит от наличия системы управления предприятием. После построения электронного документооборота производительность работы возрастает. Снижаются издержки на коммуникации сотрудников, на осуществление связи между удаленными офисами. Экономится ценнейший ресурс - рабочее время.

Для рядового сотрудника, начальника отдела и топ-менеджера базовые функции системы документооборота и управления делами компании выглядят одинаково. Это, во-первых, выдача (получение) и проверка исполнения поручений (отчетность), и, во-вторых, хранение документов в надежной и резервируемой базе данных с удобным поиском, то есть в электронном архиве документов.

Кроме очевидного преимущества - перевода внутреннего документооборота в электронную форму, информационная система повышает качество управления. Становится лучше контроль, растет процент выполненных в срок поручений. Уменьшается время, затрачиваемое на предварительное согласование документов и проектов. Формализованная выдача заданий, ранее поручаемых попросту на словах, снижает вероятность разночтений.

Контроль дисциплины исполнения наладить проще всего, с этого имеет смысл начинать внедрение СЭД.

По сути, этот бизнес процесс - просто-напросто выдача поручений определенным сотрудникам, с фиксированием даты выполнения и приоритета задачи.

Менеджер знает, что должен сделать и когда отчитаться, а начальник видит, кто чем занят.

Все ходы записаны - так обеспечивается контроль исполнительской дисциплины.

Документооборот - немногим более сложный предмет. Эффективный документооборот территориально распределенного предприятия может начинаться с того, что к поручениям будут прикладываться файлы с текстами или картинками, для лучшего объяснения того, что следует сделать.

Имеет большой смысл хранить в базе данных различные приказы, распоряжения и любые другие документы. Вы можете поручить секретарю составить каталог деловой литературы или офисного оборудования.

Говоря понятным языком, смысл документооборота заключается в том, чтобы создавать бумаги, согласовывать их и доводить до сведения обычных людей. Смысл электронного документооборота ровно тот же. Вот только слово "бумага" заменяется словосочетанием "электронный документ". . .

Для целей построения безбумажного документооборота, к примеру, создана система управления компанией FlyDoc 2. 0. Программу ФлайДок можно эксплуатировать на Linux и на Windows, устанавливать в региональных подразделениях и на мобильных рабочих местах - на ноутбуках. В ходе эксплуатации СЭД будет экономиться не только рабочее время, но и средства, затрачиваемые на телефонные разговоры с филиалами компании.

Скачать дистрибутив бесплатной версии системы управления предприятием FlyDoc 2. 0 Community Edition на 3 рабочих места Вы сможете на сайте поставщика.


Материалы предоставлены FlyDoc, www. flydoc. ru
Системы электронного документооборота и электронного архива, информационная система управления предприятием ФлайДок.

Автор статьи: неизвестный | Дата публикации: 19:14 11.12.2016 Baileys-pit.Ru




Отзывы и комментарии
Ваше имя (псевдоним):
Проверка на спам:

Введите символы с картинки:



Что нужно знать при выборе авто напрокат.

Что нужно знать при выборе авто напрокат.


Сейчас много компаний по аренде автомобилей позволяют своим клиентам брать в аренду автомобиль на месяц. Большинство компаний предоставляет возможность аренды автомобиля для регулярного проката авто. ...


Первые шаги к безбумажному документообороту на Вашей фирме

Первые шаги к безбумажному документообороту н...


Первые шаги к электронному документообороту Вам повезло. Бизнес растет. шестеренки вращаются, штатное расписание раздувается, офис, подобно "Титанику", тонет в огромном потоке бумаг. Что делать? Каки...


Большой член мечта мужчин?

Большой член мечта мужчин?


Стоит ли верить рекламным предложениям об увеличении полового члена до больших размеров. А кому этот ХХL больше необходим, мужской самооценке или женскому желанию? Это одно из востребованных вопросов ...


Trahinator

Trahinator


Меня зовут Сара Коновалова, мне 24, и до сегодняшнего дня, и никогда не задумывалась о своем будущем. Я ехала в машине по пустынной трассе, было около десяти вечера, дул легкий ветерок в мое открытое ...


Влияние посуды на вкус пищи.

Влияние посуды на вкус пищи.


Вопрос вкусовых и полезных качеств пищи, постоянно обсуждается как в реальной жизни, так и пользователями в сети интернет. Огромное количество всевозможной литературы о еде можно найти в свободном дос...


Аренда интернет магазина – достоинства нового сервиса

Аренда интернет магазина – достоинства нового...


Вы хотите открыть свой интернет магазин? Попробуйте сделать это на базе SAAS. SAAS – это очень популярная сегодня услуга по аренде приложений, в частности аренда интернет магазина. Если Вы хотите быть...


Интересное

Как изменить свою жизнь, или С чего начать путь пе

Чаще всего, желая перемен в своей жизни, мы не делаем ничего, чтобы этот процесс запустить, опасаясь выхода из зоны комфорта. Но если вы твердо убеждены, что самое время что-то менять, если настроены ...

Строительство деревянного дома: как выбрать брус?

В современном мире строительство деревянного дома стало одним из самых распространенных способов приобрести современное, комфортабельное, красивое и при этом недорогое жилье для многих будущих поколен...

Конопля отнимает нашу память

Оказалось, что курение конопли так же вредно, как любой другой наркотик или сигареты. И к этому выводу пришли независимо друг от друга ученые из разных стран мира и даже с разных континентов. Наприме...

Как повысить интеллект и способности?

Цель программы (цитата): «создание условий и инновационных механизмов развития системы столичного образования как основы формирования человеческого потенциала и социального обновления региона». Другим...

Вкусные рецепты: Крем-суп куриный, Омлет с салатом

Крем-суп куриныйБлюдо готовится в кастрюле объемом не менее 3 литров. Желательно с толстым дном. Можно в сотейнике, но неудобно помешивать овощи и размалывать готовый суп. 1. Мелко порубить лук. 2. По...

Искусство и современные технологии

Искусство несомненно давно имеет авторитет важной части бытия и наклонностей каждого из нас. Оно очень воздействует на взгляд на мир, вырабатывает и развивает характер. Каждый обретает личный способ п...

Joomla 1.5 - 4 шага для создания и показа пользова

Создание сайта в интернете начинается с выбора каким будет сайт, или чистый HTML или будет использоваться CMS. При выборе CMS Joomla иногда возникает проблема в том, чтобы правильно отобразить ошибку ...

Что такое краудсорсинг?

В 2006 году авторитетный и популярный журнал Wired опубликовал статью писателя Джеффа Хауи «Расцвет краудсорсинга» (в оригинале «The rise of crowdsoursing»). В статье рассказыв...

Стоит ли покупать и продавать онлайн?

В настоящий момент различные виды Интернет- продаж, в том числе – сетевые магазины, переживают в Восточной Европе период экстенсивного развития. По подсчетам консалтинговых агентств, в ближайшие 5 лет...

Оборудование для печати и нанесения этикеток

Маркировка – это текст, графический элемент, или условное обозначение, которое печатается на упаковке или товаре. Основной функцией маркировки является донесение главных сведений о товаре до пот...

О портале:

Наш портал является ресурсом, который включает в себя широкий каталог информативных и интересных статей. Каждый гость отыщет для себя что-нибудь полезное. Современный дизайн позволяет вам моментально находить нужную информацию. Самые разнообразные тематические статьи дают возможность вам совершенствоваться в той или иной сфере. Быть более начитанным и грамотным. Современный дизайн сайта позволяет просматривать статьи на всех существующих планшетах. Теперь найти требуемую информацию стало совершенно легко.

Мы подобрали для вас полезные и интересные статьи. У нас сайте вы найдете ответы на необходимые для вас вопросы. Упрощенная система поиска позволяет вам мгновенно отыскать нужную информацию. Адаптированный дизайн позволяет вам просматривать информацию на любых гаджетах. Теперь, поиск нужной информации будет занимать у вас считанные секунды.