Первые шаги к безбумажному документообороту на Вашей фирме

Первые шаги к электронному документообороту

Вам повезло. Бизнес растет. шестеренки вращаются, штатное расписание раздувается, офис, подобно "Титанику", тонет в огромном потоке бумаг. Что делать? Какие меры предпринять для повышения эффективности работы менеджеров?

В этой статье мы поговорим о необходимости внедрения электронного документооборота.

Избавление от тонн зря расходуемой бумаги - это совсем не самый важный аспект использования программных систем, позволяющих наладить электронный документооборот. Важнейшими преимуществами являются следующие.

1. Быстрота доведения распоряжений до сотрудников в подразделениях

2. Функция эффективного поиска документов в базе данных системы

3. Протоколирование действий сотрудников, произведенных в электронной системе управления предприятием

Все это хорошо - заявит далекий от проблем автоматизации человек. Но с чего начать? Существуют программы, специально написанные для компаний, впервые внедряющих у себя электронный документооборот - компаний, чья деятельность напрямую не зависит от наличия системы управления предприятием. После построения электронного документооборота производительность работы возрастает. Снижаются издержки на коммуникации сотрудников, на осуществление связи между удаленными офисами. Экономится ценнейший ресурс - рабочее время.

Для рядового сотрудника, начальника отдела и топ-менеджера базовые функции системы документооборота и управления делами компании выглядят одинаково. Это, во-первых, выдача (получение) и проверка исполнения поручений (отчетность), и, во-вторых, хранение документов в надежной и резервируемой базе данных с удобным поиском, то есть в электронном архиве документов.

Кроме очевидного преимущества - перевода внутреннего документооборота в электронную форму, информационная система повышает качество управления. Становится лучше контроль, растет процент выполненных в срок поручений. Уменьшается время, затрачиваемое на предварительное согласование документов и проектов. Формализованная выдача заданий, ранее поручаемых попросту на словах, снижает вероятность разночтений.

Контроль дисциплины исполнения наладить проще всего, с этого имеет смысл начинать внедрение СЭД.

По сути, этот бизнес процесс - просто-напросто выдача поручений определенным сотрудникам, с фиксированием даты выполнения и приоритета задачи.

Менеджер знает, что должен сделать и когда отчитаться, а начальник видит, кто чем занят.

Все ходы записаны - так обеспечивается контроль исполнительской дисциплины.

Документооборот - немногим более сложный предмет. Эффективный документооборот территориально распределенного предприятия может начинаться с того, что к поручениям будут прикладываться файлы с текстами или картинками, для лучшего объяснения того, что следует сделать.

Имеет большой смысл хранить в базе данных различные приказы, распоряжения и любые другие документы. Вы можете поручить секретарю составить каталог деловой литературы или офисного оборудования.

Говоря понятным языком, смысл документооборота заключается в том, чтобы создавать бумаги, согласовывать их и доводить до сведения обычных людей. Смысл электронного документооборота ровно тот же. Вот только слово "бумага" заменяется словосочетанием "электронный документ". . .

Для целей построения безбумажного документооборота, к примеру, создана система управления компанией FlyDoc 2. 0. Программу ФлайДок можно эксплуатировать на Linux и на Windows, устанавливать в региональных подразделениях и на мобильных рабочих местах - на ноутбуках. В ходе эксплуатации СЭД будет экономиться не только рабочее время, но и средства, затрачиваемые на телефонные разговоры с филиалами компании.

Скачать дистрибутив бесплатной версии системы управления предприятием FlyDoc 2. 0 Community Edition на 3 рабочих места Вы сможете на сайте поставщика.


Материалы предоставлены FlyDoc, www. flydoc. ru
Системы электронного документооборота и электронного архива, информационная система управления предприятием ФлайДок.
19:14 11.12.2016



Отзывы и комментарии
Ваше имя (псевдоним):
Проверка на спам:

Введите символы с картинки:



Что мы ведаем о массаже?

Что мы ведаем о массаже?

Массаж – это процедура воздействия на участки тела человека методом сдавливания, трения, поглаживания, вибрации в воздушной или водной среде. Проведение массажа может осуществляться многообразными мет...
Польза объятий и поцелуев

Польза объятий и поцелуев

Объятия и поцелуи обладают неоспоримой пользой для здоровья человека. Нам нужно минимум 4 объятий и 4 поцелуя сутки, для того, чтобы чувствовать себя счастливым. Поэтому, обниметесь и целуйтесь все...
Движущие силы социального прогресса

Движущие силы социального прогресса

Ошибка марксистов, не одних их, в том, что они не видят того, что жизнью человечества движет рост сознания, а не экономические причины. Лев Толстой Суть любого процесса действительности - развитие д...
Волшебный мир кино

Волшебный мир кино

Уже не сосчитать, сколько поколений людей смотрит кино. С момента своего возникновения синематограф завоевал бесчисленное число ценителей во всем мире, и количество любителей кино растет из года в год...
Каким будет пользовательский интерфейс будущего?

Каким будет пользовательский интерфейс будущего?

Смотреть в монитор, двигать мышкой да стучать по клавиатуре — вот удел пользователя компьютера? Нет, постепенно входит в жизнь мультитач — способ управления информацией на экране...
Постоянное совершенствование, строительство малоэтажных домов

Постоянное совершенствование, строительство малоэтаж...

В данной статье мне хотелось бы написать о технологии строительства из деревянного бруса. Разговоры о самой лучшей технологии возведения загородных дач, я полагаю, сегодня не имеют никакого смысла, по...
Познавательное

Какой главный критерий при выборе ПАММ-счета?

Сейчас все больше набирает популярность инвестирование в ПАММ-счета. Во многих системах, конечно&nbs...

Экология Москвы и Подмосковья - не всё так плохо

Ещё недавно мы смеялись над рассказами о детях из Европы или США, не знающих порой, что корова или п...

Как написать статью в Windows 7?

Прочитав заголовок, большинство подумает: «Он что, серьезно? Что это за вопрос такой, откровен...

Восстановление или новая пресс форма

Даже самая внимательная эксплуатация пресс-формы для производства ПЭТ, ПЕ продукции с выраженной тек...

Как научиться расслабляться во время родов и в пер

Спокойствие, мир, тишина, безмятежность — вот что вы получаете, расслабляясь. Это дает пе...

Прием запросов от клиентов: электронная почта, веб

Принимать письменные запросы от посетителей сайта можно несколькими способами: Способ 1: по электрон...

Астрология. Лев

ЛевВ эру Водолея все будут программировать (заказывать) по своему желанию пол и Знак Зодиака будущег...

Трудный путь к успеху

Мотивация Вот что определяет действия любого человека. Стремление ко вполне определенной, конкрет...

Вкусные рецепты: Творожный десерт с фруктами, Пиро

Творожный десерт с фруктамиОтделить белки от желтков. Творог смешать с желтками,мукой,сметаной,2 ст....

Вкусные рецепты: Крамбл, Пирог для бульона а-ля ле

КрамблЯблоки и груши вымыть, разрезать, удалить сердцевину и нарезать большими кубиками. Сбрызнуть л...



О портале:

Наш портал является ресурсом, который включает в себя широкий каталог информативных и интересных статей. Каждый гость отыщет для себя что-нибудь полезное. Современный дизайн позволяет вам моментально находить нужную информацию. Самые разнообразные тематические статьи дают возможность вам совершенствоваться в той или иной сфере. Быть более начитанным и грамотным. Современный дизайн сайта позволяет просматривать статьи на всех существующих планшетах. Теперь найти требуемую информацию стало совершенно легко.

Мы подобрали для вас полезные и интересные статьи. У нас сайте вы найдете ответы на необходимые для вас вопросы. Упрощенная система поиска позволяет вам мгновенно отыскать нужную информацию. Адаптированный дизайн позволяет вам просматривать информацию на любых гаджетах. Теперь, поиск нужной информации будет занимать у вас считанные секунды.