Первые шаги к безбумажному документообороту на Вашей фирме

Первые шаги к электронному документообороту

Вам повезло. Бизнес растет. шестеренки вращаются, штатное расписание раздувается, офис, подобно "Титанику", тонет в огромном потоке бумаг. Что делать? Какие меры предпринять для повышения эффективности работы менеджеров?

В этой статье мы поговорим о необходимости внедрения электронного документооборота.

Избавление от тонн зря расходуемой бумаги - это совсем не самый важный аспект использования программных систем, позволяющих наладить электронный документооборот. Важнейшими преимуществами являются следующие.

1. Быстрота доведения распоряжений до сотрудников в подразделениях

2. Функция эффективного поиска документов в базе данных системы

3. Протоколирование действий сотрудников, произведенных в электронной системе управления предприятием

Все это хорошо - заявит далекий от проблем автоматизации человек. Но с чего начать? Существуют программы, специально написанные для компаний, впервые внедряющих у себя электронный документооборот - компаний, чья деятельность напрямую не зависит от наличия системы управления предприятием. После построения электронного документооборота производительность работы возрастает. Снижаются издержки на коммуникации сотрудников, на осуществление связи между удаленными офисами. Экономится ценнейший ресурс - рабочее время.

Для рядового сотрудника, начальника отдела и топ-менеджера базовые функции системы документооборота и управления делами компании выглядят одинаково. Это, во-первых, выдача (получение) и проверка исполнения поручений (отчетность), и, во-вторых, хранение документов в надежной и резервируемой базе данных с удобным поиском, то есть в электронном архиве документов.

Кроме очевидного преимущества - перевода внутреннего документооборота в электронную форму, информационная система повышает качество управления. Становится лучше контроль, растет процент выполненных в срок поручений. Уменьшается время, затрачиваемое на предварительное согласование документов и проектов. Формализованная выдача заданий, ранее поручаемых попросту на словах, снижает вероятность разночтений.

Контроль дисциплины исполнения наладить проще всего, с этого имеет смысл начинать внедрение СЭД.

По сути, этот бизнес процесс - просто-напросто выдача поручений определенным сотрудникам, с фиксированием даты выполнения и приоритета задачи.

Менеджер знает, что должен сделать и когда отчитаться, а начальник видит, кто чем занят.

Все ходы записаны - так обеспечивается контроль исполнительской дисциплины.

Документооборот - немногим более сложный предмет. Эффективный документооборот территориально распределенного предприятия может начинаться с того, что к поручениям будут прикладываться файлы с текстами или картинками, для лучшего объяснения того, что следует сделать.

Имеет большой смысл хранить в базе данных различные приказы, распоряжения и любые другие документы. Вы можете поручить секретарю составить каталог деловой литературы или офисного оборудования.

Говоря понятным языком, смысл документооборота заключается в том, чтобы создавать бумаги, согласовывать их и доводить до сведения обычных людей. Смысл электронного документооборота ровно тот же. Вот только слово "бумага" заменяется словосочетанием "электронный документ". . .

Для целей построения безбумажного документооборота, к примеру, создана система управления компанией FlyDoc 2. 0. Программу ФлайДок можно эксплуатировать на Linux и на Windows, устанавливать в региональных подразделениях и на мобильных рабочих местах - на ноутбуках. В ходе эксплуатации СЭД будет экономиться не только рабочее время, но и средства, затрачиваемые на телефонные разговоры с филиалами компании.

Скачать дистрибутив бесплатной версии системы управления предприятием FlyDoc 2. 0 Community Edition на 3 рабочих места Вы сможете на сайте поставщика.


Материалы предоставлены FlyDoc, www. flydoc. ru
Системы электронного документооборота и электронного архива, информационная система управления предприятием ФлайДок.
19:14 11.12.2016



Отзывы и комментарии
Ваше имя (псевдоним):
Проверка на спам:

Введите символы с картинки:



Вечный вопрос: а надо ли здесь ставить запятую? Сложные предложения

Вечный вопрос: а надо ли здесь с...

Правильно поставленная запятая жизнь, конечно, не спасёт, но уровень грамотности поставившего её человека всё же покажет. Самый простой школьный пример постановки знаков препинания (запятых)&nbs...
Вкусные рецепты: дрожжевое тесто, Манные лепешки с сыром, МАМИН ТОРТ

Вкусные рецепты: дрожжевое тесто...

дрожжевое тестоВзять 5-ти л.кастрюлю В миску налить воду ,смешать с дрожжами, сахаром,солью и немножко добавить муку (чуть-чуть). В кастрюлю добавить просеянную муку,дрожжи и подсолнечное масло.Закрыт...
Как самому разобраться в качестве информации?

Как самому разобраться в качеств...

В продолжение темы статьи «Где искать истину? О достоверности источников информации» давайте разберемся с вопросом: как получателям информации следует вести себя с новой информацией? Вопро...
Здоровье  сердца обеспечит коэнзим Q10

Здоровье сердца обеспечит коэнз...

Коэнзим Q10 и АТФ К названию коэнзим Q10  мы уже привыкли, так как оно постоянно мелькает в рекламе кремов и шампуней. Вероятно, коэнзим Q10 делает кожу упругой и молодой, хотя в большей степен...
Оборудование и спецтехника в лизинг: хорошие советы по заключению договора

Оборудование и спецтехника в лиз...

Вопрос по приобретению спецтехники и оборудования для бизнеса можно решить с помощью лизинга или финансовой аренды. В большинстве случаев в нашей стране такая услуга распространяется на строительную т...
Вкусные рецепты: Конфеты «Мягкий грильяж» в шоколаде (вариант), Вермишель с креветками в тайском соусе., Мусс из тунца

Вкусные рецепты: Конфеты «Мягкий...

Конфеты «Мягкий грильяж» в шоколаде (вариант)В моих записях было указано, что курагу и орехи измельчить в миксере. Так я и сделала, но все размельчилось очень неравномерно, а именно, некоторые ядра ми...
Медицина и здоровьеДом и квартираПриродаITКультура и искусствоТехника и оборудованиеСемья, дом, детиПродукты питания, рецептыОбучениеДеньги и работаИнтимная жизнь
Читаемые:

Новости развития информационнного портала:

Наш портал является ресурсом, который включает в себя широкий каталог информативных и интересных статей. Каждый гость отыщет для себя что-нибудь полезное. Современный дизайн позволяет вам моментально находить нужную информацию. Самые разнообразные тематические статьи дают возможность вам совершенствоваться в той или иной сфере. Быть более начитанным и грамотным. Современный дизайн сайта позволяет просматривать статьи на всех существующих планшетах. Теперь найти требуемую информацию стало совершенно легко.

Мы подобрали для вас полезные и интересные статьи. У нас сайте вы найдете ответы на необходимые для вас вопросы. Упрощенная система поиска позволяет вам мгновенно отыскать нужную информацию. Адаптированный дизайн позволяет вам просматривать информацию на любых гаджетах. Теперь, поиск нужной информации будет занимать у вас считанные секунды.