Первые шаги к безбумажному документообороту на Вашей фирме

Первые шаги к электронному документообороту

Вам повезло. Бизнес растет. шестеренки вращаются, штатное расписание раздувается, офис, подобно "Титанику", тонет в огромном потоке бумаг. Что делать? Какие меры предпринять для повышения эффективности работы менеджеров?

В этой статье мы поговорим о необходимости внедрения электронного документооборота.

Избавление от тонн зря расходуемой бумаги - это совсем не самый важный аспект использования программных систем, позволяющих наладить электронный документооборот. Важнейшими преимуществами являются следующие.

1. Быстрота доведения распоряжений до сотрудников в подразделениях

2. Функция эффективного поиска документов в базе данных системы

3. Протоколирование действий сотрудников, произведенных в электронной системе управления предприятием

Все это хорошо - заявит далекий от проблем автоматизации человек. Но с чего начать? Существуют программы, специально написанные для компаний, впервые внедряющих у себя электронный документооборот - компаний, чья деятельность напрямую не зависит от наличия системы управления предприятием. После построения электронного документооборота производительность работы возрастает. Снижаются издержки на коммуникации сотрудников, на осуществление связи между удаленными офисами. Экономится ценнейший ресурс - рабочее время.

Для рядового сотрудника, начальника отдела и топ-менеджера базовые функции системы документооборота и управления делами компании выглядят одинаково. Это, во-первых, выдача (получение) и проверка исполнения поручений (отчетность), и, во-вторых, хранение документов в надежной и резервируемой базе данных с удобным поиском, то есть в электронном архиве документов.

Кроме очевидного преимущества - перевода внутреннего документооборота в электронную форму, информационная система повышает качество управления. Становится лучше контроль, растет процент выполненных в срок поручений. Уменьшается время, затрачиваемое на предварительное согласование документов и проектов. Формализованная выдача заданий, ранее поручаемых попросту на словах, снижает вероятность разночтений.

Контроль дисциплины исполнения наладить проще всего, с этого имеет смысл начинать внедрение СЭД.

По сути, этот бизнес процесс - просто-напросто выдача поручений определенным сотрудникам, с фиксированием даты выполнения и приоритета задачи.

Менеджер знает, что должен сделать и когда отчитаться, а начальник видит, кто чем занят.

Все ходы записаны - так обеспечивается контроль исполнительской дисциплины.

Документооборот - немногим более сложный предмет. Эффективный документооборот территориально распределенного предприятия может начинаться с того, что к поручениям будут прикладываться файлы с текстами или картинками, для лучшего объяснения того, что следует сделать.

Имеет большой смысл хранить в базе данных различные приказы, распоряжения и любые другие документы. Вы можете поручить секретарю составить каталог деловой литературы или офисного оборудования.

Говоря понятным языком, смысл документооборота заключается в том, чтобы создавать бумаги, согласовывать их и доводить до сведения обычных людей. Смысл электронного документооборота ровно тот же. Вот только слово "бумага" заменяется словосочетанием "электронный документ". . .

Для целей построения безбумажного документооборота, к примеру, создана система управления компанией FlyDoc 2. 0. Программу ФлайДок можно эксплуатировать на Linux и на Windows, устанавливать в региональных подразделениях и на мобильных рабочих местах - на ноутбуках. В ходе эксплуатации СЭД будет экономиться не только рабочее время, но и средства, затрачиваемые на телефонные разговоры с филиалами компании.

Скачать дистрибутив бесплатной версии системы управления предприятием FlyDoc 2. 0 Community Edition на 3 рабочих места Вы сможете на сайте поставщика.


Материалы предоставлены FlyDoc, www. flydoc. ru
Системы электронного документооборота и электронного архива, информационная система управления предприятием ФлайДок.
19:14 11.12.2016



Отзывы и комментарии
Ваше имя (псевдоним):
Проверка на спам:

Введите символы с картинки:



Изучение английского как оно есть

Изучение английского как оно есть

У нас огромное количество школ с английским уклоном, масса курсов по изучению английского языка, а результат таков:  практически все любят у себя в резюме писать «владею английским языком», ...
Загадки прошлого

Загадки прошлого

15 августа мы отмечаем День археолога – праздник, который я считаю своим: именно этой профессии я рассчитываю посвятить себя в будущем. Что может быть волнительнее и интереснее, чем возможность приотк...
Продумаем и реализуем возможность поддержания чистоты

Продумаем и реализуем возможность поддержания чистот...

Все знают пословицу, гласящую: семь раз отмерь и один отрежь. Она настолько правильно отражает принцип реализации любой задумки, что лучше и не придумаешь. Это правило, как нельзя лучше, подходит и к ...
Опасности Чёрной Магии. К кому обратиться за помощью в снятии порчи и сглаза

Опасности Чёрной Магии. К кому обратиться за помощью...

Почти все задумываются будто сбросить дурной глаз, корчи, притки, наговоры, хулу, дыры в биополе, корону безбрачия можно элементарно придя в храм, либо прочтя заговорные словеса из книги. Могу заявит...
Мягкая мебель и интернет

Мягкая мебель и интернет

Современные технологии не стоят на месте, а постоянно внедряются не только в сферу промышленности, но и быта. На данном этапе развития человечества, можно не выходя из благоустроенного жилища осуществ...
Раскрутка в Яндекс. Цели, роль, методы, результаты и правила игры.

Раскрутка в Яндекс. Цели, роль, методы, результаты и...

Надо ли мне говорить Вам о важности раскрутки в Яндекс Вашего веб-ресурса? Дети на сегодняшний день начинают знакомиться с интернетом в 8 лет, и примерно в это же время они узнают адрес волшебной стра...
Интересное

Как раскрутить свой сайт бесплатно

Как раскрутить свой сайт самому и бесплатно. Привет в этой статье я вам расскажу как раскрутить свой...

Как решить проблему с преподавателем или что делат

Всем известно, что во многом оценки студента зависят не только от знания предмета, но и от хорошего ...

О графике стратегической подготовки абитуриента МГ

Сколько времени нужно для освоения всего школьного курса математики и физики?Весь материал, необходи...

Joomla 1.5 - 4 шага для создания и показа пользова

Создание сайта в интернете начинается с выбора каким будет сайт, или чистый HTML или будет использов...

Новые светильники от ГК «Световые Технологии»!

В линейке светильников COST EFFECTIVE производства компании «Световые Технологии» очередное пополнен...

5 ошибок, которые мешают вам познакомиться

Вот пять ошибок, которые делают одинокие женщины (и мужчины) в процессе свиданий и начальной фазе от...

Астрология. Лев

ЛевВ эру Водолея все будут программировать (заказывать) по своему желанию пол и Знак Зодиака будущег...

Как человечество научилось чистить зубы?

На всем протяжении истории человечества здоровье зубов и десен неоспоримо связывалось с гигиеной пол...

3D-технологии: новое слово в презентациях от Fobis

3D-визуализация сегодня получает всё большее распространение в самых различных и неожиданных сферах....

Вкусные рецепты: "золотой" корж (yellow

"золотой" корж (yellow cake, gold cake)духовку разогреть до 180*С (350F) желтка взбить сухие ингреди...



Развивая портал:

Наш портал является ресурсом, который включает в себя широкий каталог информативных и интересных статей. Каждый гость отыщет для себя что-нибудь полезное. Современный дизайн позволяет вам моментально находить нужную информацию. Самые разнообразные тематические статьи дают возможность вам совершенствоваться в той или иной сфере. Быть более начитанным и грамотным. Современный дизайн сайта позволяет просматривать статьи на всех существующих планшетах. Теперь найти требуемую информацию стало совершенно легко.

Мы подобрали для вас полезные и интересные статьи. У нас сайте вы найдете ответы на необходимые для вас вопросы. Упрощенная система поиска позволяет вам мгновенно отыскать нужную информацию. Адаптированный дизайн позволяет вам просматривать информацию на любых гаджетах. Теперь, поиск нужной информации будет занимать у вас считанные секунды.