Первые шаги к безбумажному документообороту на Вашей фирме

Первые шаги к электронному документообороту

Вам повезло. Бизнес растет. шестеренки вращаются, штатное расписание раздувается, офис, подобно "Титанику", тонет в огромном потоке бумаг. Что делать? Какие меры предпринять для повышения эффективности работы менеджеров?

В этой статье мы поговорим о необходимости внедрения электронного документооборота.

Избавление от тонн зря расходуемой бумаги - это совсем не самый важный аспект использования программных систем, позволяющих наладить электронный документооборот. Важнейшими преимуществами являются следующие.

1. Быстрота доведения распоряжений до сотрудников в подразделениях

2. Функция эффективного поиска документов в базе данных системы

3. Протоколирование действий сотрудников, произведенных в электронной системе управления предприятием

Все это хорошо - заявит далекий от проблем автоматизации человек. Но с чего начать? Существуют программы, специально написанные для компаний, впервые внедряющих у себя электронный документооборот - компаний, чья деятельность напрямую не зависит от наличия системы управления предприятием. После построения электронного документооборота производительность работы возрастает. Снижаются издержки на коммуникации сотрудников, на осуществление связи между удаленными офисами. Экономится ценнейший ресурс - рабочее время.

Для рядового сотрудника, начальника отдела и топ-менеджера базовые функции системы документооборота и управления делами компании выглядят одинаково. Это, во-первых, выдача (получение) и проверка исполнения поручений (отчетность), и, во-вторых, хранение документов в надежной и резервируемой базе данных с удобным поиском, то есть в электронном архиве документов.

Кроме очевидного преимущества - перевода внутреннего документооборота в электронную форму, информационная система повышает качество управления. Становится лучше контроль, растет процент выполненных в срок поручений. Уменьшается время, затрачиваемое на предварительное согласование документов и проектов. Формализованная выдача заданий, ранее поручаемых попросту на словах, снижает вероятность разночтений.

Контроль дисциплины исполнения наладить проще всего, с этого имеет смысл начинать внедрение СЭД.

По сути, этот бизнес процесс - просто-напросто выдача поручений определенным сотрудникам, с фиксированием даты выполнения и приоритета задачи.

Менеджер знает, что должен сделать и когда отчитаться, а начальник видит, кто чем занят.

Все ходы записаны - так обеспечивается контроль исполнительской дисциплины.

Документооборот - немногим более сложный предмет. Эффективный документооборот территориально распределенного предприятия может начинаться с того, что к поручениям будут прикладываться файлы с текстами или картинками, для лучшего объяснения того, что следует сделать.

Имеет большой смысл хранить в базе данных различные приказы, распоряжения и любые другие документы. Вы можете поручить секретарю составить каталог деловой литературы или офисного оборудования.

Говоря понятным языком, смысл документооборота заключается в том, чтобы создавать бумаги, согласовывать их и доводить до сведения обычных людей. Смысл электронного документооборота ровно тот же. Вот только слово "бумага" заменяется словосочетанием "электронный документ". . .

Для целей построения безбумажного документооборота, к примеру, создана система управления компанией FlyDoc 2. 0. Программу ФлайДок можно эксплуатировать на Linux и на Windows, устанавливать в региональных подразделениях и на мобильных рабочих местах - на ноутбуках. В ходе эксплуатации СЭД будет экономиться не только рабочее время, но и средства, затрачиваемые на телефонные разговоры с филиалами компании.

Скачать дистрибутив бесплатной версии системы управления предприятием FlyDoc 2. 0 Community Edition на 3 рабочих места Вы сможете на сайте поставщика.


Материалы предоставлены FlyDoc, www. flydoc. ru
Системы электронного документооборота и электронного архива, информационная система управления предприятием ФлайДок.
19:14 11.12.2016



Отзывы и комментарии
Ваше имя (псевдоним):
Проверка на спам:

Введите символы с картинки:



Опасности Чёрной Магии. К кому обратиться за помощью в снятии порчи и сглаза

Опасности Чёрной Магии. К кому обратиться за помощью...

Почти все задумываются будто сбросить дурной глаз, корчи, притки, наговоры, хулу, дыры в биополе, корону безбрачия можно элементарно придя в храм, либо прочтя заговорные словеса из книги. Могу заявит...
Сырьевые товары: способы получения прибыли на контрактах

Сырьевые товары: способы получения прибыли на контра...

Чаще всего при упоминании бинарных опционов у многих перед глазами встают графики соотношения валютных пар. Однако такими сделками возможность заработка в сфере трейдинга не ограничивается. Banc de B...
Рубенс, «Автопортрет с мантуанскими друзьями». А где подруги?

Рубенс, «Автопортрет с мантуанскими друзьями». А где...

1600 год. Италия. Мантуя. Ко двору герцога Винченцо Гонзаго прибывает Питер Пауль Рубенс. Его должность — придворный художник. Его обязанности — пополнить коллекцию покровителя н...
О графике стратегической подготовки абитуриента МГУ

О графике стратегической подготовки абитуриента МГУ

Сколько времени нужно для освоения всего школьного курса математики и физики?Весь материал, необходимый поступающему в МГУ, я разбил на 30 глав примерно одинакового объема. 1. Рациональные числа. 2....
Карина

Карина

Этот рассказ я посвящаю одной, Самой лучшей девушке на Земле I За окном лило как из ведра. Беспощадный дождь снова разрушил мои планы. Заниматься какими-то серьезными делами желания тоже не было. Так...
Вкусные рецепты: Конфеты «Мягкий грильяж» в шоколаде (вариант), Вермишель с креветками в тайском соусе., Мусс из тунца

Вкусные рецепты: Конфеты «Мягкий грильяж» в шоколаде...

Конфеты «Мягкий грильяж» в шоколаде (вариант)В моих записях было указано, что курагу и орехи измельчить в миксере. Так я и сделала, но все размельчилось очень неравномерно, а именно, некоторые ядра ми...
Популярное

Как согреться инновационно и энергосберегающе? Лич

Хочу поделиться с вами небольшим техническим ухищрением, которое приятно порадовало меня в особо хол...

Современная идеология молодого поколения

Панк культура. О панк культуре можно сказать много чего. Это движение зародилось как протест в даль...

Что такое пища смерти?

В школе любил читать фантастические рассказы. В одном из них повествовалось, как в далёком будущем н...

Как подарить Рождество? Сказочная быль

Это — лучшая из рождественских историй, которую мне приходилось слышать. Но прежде, чем я...

Почему кашалот ныряет так глубоко? За кем...

Отмечая учрежденный Международной китобойной комиссией в 1986 году День китов, 19 февраля всё п...

Что такое закаливание и как его начать?

Закаливание — испытанное средство укрепления здоровья. В основе закаливающих процедур леж...

Чем важен уникальный контент?

Если вам нужно увеличить число постоянных посетителей сайта, чтоб было больше заказов на рекламу на ...

Способы обмана при помощи мобильного телефона

В настоящее время мобильный телефон есть почти у каждого человека. Всякие СМС, звонки на номера с ус...

Изготовление ключей, подбор ключей по замкам, вскр

Сегодня с утра метём, вечером шаурму заворачиваем, завтра бомбим, а послезавтра ключи делаем. . . П...

Как встречали аистов в старину? Поверья и приметы

Уже рассказывалось, что аистов почитали в культурной традиции многих народов. Древние германцы счита...



О портале:

Наш портал является ресурсом, который включает в себя широкий каталог информативных и интересных статей. Каждый гость отыщет для себя что-нибудь полезное. Современный дизайн позволяет вам моментально находить нужную информацию. Самые разнообразные тематические статьи дают возможность вам совершенствоваться в той или иной сфере. Быть более начитанным и грамотным. Современный дизайн сайта позволяет просматривать статьи на всех существующих планшетах. Теперь найти требуемую информацию стало совершенно легко.

Мы подобрали для вас полезные и интересные статьи. У нас сайте вы найдете ответы на необходимые для вас вопросы. Упрощенная система поиска позволяет вам мгновенно отыскать нужную информацию. Адаптированный дизайн позволяет вам просматривать информацию на любых гаджетах. Теперь, поиск нужной информации будет занимать у вас считанные секунды.