Первые шаги к безбумажному документообороту на Вашей фирме

Первые шаги к электронному документообороту

Вам повезло. Бизнес растет. шестеренки вращаются, штатное расписание раздувается, офис, подобно "Титанику", тонет в огромном потоке бумаг. Что делать? Какие меры предпринять для повышения эффективности работы менеджеров?

В этой статье мы поговорим о необходимости внедрения электронного документооборота.

Избавление от тонн зря расходуемой бумаги - это совсем не самый важный аспект использования программных систем, позволяющих наладить электронный документооборот. Важнейшими преимуществами являются следующие.

1. Быстрота доведения распоряжений до сотрудников в подразделениях

2. Функция эффективного поиска документов в базе данных системы

3. Протоколирование действий сотрудников, произведенных в электронной системе управления предприятием

Все это хорошо - заявит далекий от проблем автоматизации человек. Но с чего начать? Существуют программы, специально написанные для компаний, впервые внедряющих у себя электронный документооборот - компаний, чья деятельность напрямую не зависит от наличия системы управления предприятием. После построения электронного документооборота производительность работы возрастает. Снижаются издержки на коммуникации сотрудников, на осуществление связи между удаленными офисами. Экономится ценнейший ресурс - рабочее время.

Для рядового сотрудника, начальника отдела и топ-менеджера базовые функции системы документооборота и управления делами компании выглядят одинаково. Это, во-первых, выдача (получение) и проверка исполнения поручений (отчетность), и, во-вторых, хранение документов в надежной и резервируемой базе данных с удобным поиском, то есть в электронном архиве документов.

Кроме очевидного преимущества - перевода внутреннего документооборота в электронную форму, информационная система повышает качество управления. Становится лучше контроль, растет процент выполненных в срок поручений. Уменьшается время, затрачиваемое на предварительное согласование документов и проектов. Формализованная выдача заданий, ранее поручаемых попросту на словах, снижает вероятность разночтений.

Контроль дисциплины исполнения наладить проще всего, с этого имеет смысл начинать внедрение СЭД.

По сути, этот бизнес процесс - просто-напросто выдача поручений определенным сотрудникам, с фиксированием даты выполнения и приоритета задачи.

Менеджер знает, что должен сделать и когда отчитаться, а начальник видит, кто чем занят.

Все ходы записаны - так обеспечивается контроль исполнительской дисциплины.

Документооборот - немногим более сложный предмет. Эффективный документооборот территориально распределенного предприятия может начинаться с того, что к поручениям будут прикладываться файлы с текстами или картинками, для лучшего объяснения того, что следует сделать.

Имеет большой смысл хранить в базе данных различные приказы, распоряжения и любые другие документы. Вы можете поручить секретарю составить каталог деловой литературы или офисного оборудования.

Говоря понятным языком, смысл документооборота заключается в том, чтобы создавать бумаги, согласовывать их и доводить до сведения обычных людей. Смысл электронного документооборота ровно тот же. Вот только слово "бумага" заменяется словосочетанием "электронный документ". . .

Для целей построения безбумажного документооборота, к примеру, создана система управления компанией FlyDoc 2. 0. Программу ФлайДок можно эксплуатировать на Linux и на Windows, устанавливать в региональных подразделениях и на мобильных рабочих местах - на ноутбуках. В ходе эксплуатации СЭД будет экономиться не только рабочее время, но и средства, затрачиваемые на телефонные разговоры с филиалами компании.

Скачать дистрибутив бесплатной версии системы управления предприятием FlyDoc 2. 0 Community Edition на 3 рабочих места Вы сможете на сайте поставщика.


Материалы предоставлены FlyDoc, www. flydoc. ru
Системы электронного документооборота и электронного архива, информационная система управления предприятием ФлайДок.

Автор статьи: неизвестный | Дата публикации: 19:14 11.12.2016 Baileys-pit.Ru




Отзывы и комментарии
Ваше имя (псевдоним):
Проверка на спам:

Введите символы с картинки:



Использование стекла в интерьере: последние вариации

Использование стекла в интерьере: последние вариации

Использование стекла в декоре дома или бутика уже давно не является чем-то удивительным и необычным. Однако специалисты по дизайну находят все новые и новые варианты его применения и проработки. Стекл...
Опасности Чёрной Магии. К кому обратиться за помощью в снятии порчи и сглаза

Опасности Чёрной Магии. К кому обратиться за помощью...

Почти все задумываются будто сбросить дурной глаз, корчи, притки, наговоры, хулу, дыры в биополе, корону безбрачия можно элементарно придя в храм, либо прочтя заговорные словеса из книги. Могу заявит...
Кому от 18 до 60. На что стоит рассчитывать? продолжение...

Кому от 18 до 60. На что стоит рассчитывать? продолж...

Часть вторая. Сегодняшнюю ситуацию с пенсиями назвать иначе, чем кризисом пенсионной реформы, невозможно. Некоторые политики считают, что поддержать пенсионную систему можно путем "легализации зарплат...
Потрясающие фотографии молний в извержениях вулкана

Потрясающие фотографии молний в извержениях вулкана

Если вы хотите увидеть вулканическую деятельность и мощные разряды молний, вам не нужно лететь  в коричневую атмосферу звезд карликов или на спутники Сатурна. И здесь на Земле вы можете увидеть к...
Про секс...

Про секс...

Секс – не более чем отражение мира. Здесь есть свои либералы, консерваторы, бюрократы и даже свои инакомыслящие. Некоторые мужчины предпочитают женщин с модельной внешностью и модными тряпками...
Расставание со знаком "+"

Расставание со знаком "+"

Если для вас измена – это трещина, обрушившая здание любви, то вам остается только расстаться. Пережить расставание легче, используя проверенные методы. Плачьте. Сейчас это нужно. Оплакать раз и на...
Стоит прочесть

Что такое горная болезнь

Покорение вершин – занятие не только увлекательное, но и достаточно серьезное. Здесь требуются вынос...

Что мы знаем о заговорах в Папском дворце в Ватика

5 сентября 1978 года, ровно 30 лет назад, в Ватикане недавно избранный Римский Папа Иоанн Павел...

Где лучше купить постельное белье?. Свежее белье п

Комфортнее всегда просыпаться в постели с стильным постельным комплектом, мягким, очень приятным на ...

Рекламные агенства москвы. Рост популярности каждо

Теперешнее общество более не в состоянии справиться без рекламной деятельности. Сегодня есть возможн...

Как происходит продажа и покупка жилья в Норвегии?

Многие интересуются вопросом, стоит ли покупать жильё за рубежом и не связано ли это с рис...

Развивающие детские игрушки

Как часто в семье, имеющей возможности "побаловать" малыша, наблюдается знакомая картина: комната за...

Браузерная онлайн игра, от которой не возможно ото

Лига Героев – браузерная многопользовательская ролевая онлайн игра, абсолютно бесплатная и открытая ...

Как самому разобраться в качестве информации?

В продолжение темы статьи «Где искать истину? О достоверности источников информации» дав...

Как построить зимовник для пчел?

Мед приносит человеку силы, крепость и здоровье. Издавна мед считается лечебным средством при прост...

Изучение английского, итальянского, французского,

По мере распространения современных технологий и размывания виртуальных границ между различными стра...



Новости развития информационнного портала:

Наш портал является ресурсом, который включает в себя широкий каталог информативных и интересных статей. Каждый гость отыщет для себя что-нибудь полезное. Современный дизайн позволяет вам моментально находить нужную информацию. Самые разнообразные тематические статьи дают возможность вам совершенствоваться в той или иной сфере. Быть более начитанным и грамотным. Современный дизайн сайта позволяет просматривать статьи на всех существующих планшетах. Теперь найти требуемую информацию стало совершенно легко.

Мы подобрали для вас полезные и интересные статьи. У нас сайте вы найдете ответы на необходимые для вас вопросы. Упрощенная система поиска позволяет вам мгновенно отыскать нужную информацию. Адаптированный дизайн позволяет вам просматривать информацию на любых гаджетах. Теперь, поиск нужной информации будет занимать у вас считанные секунды.